Les sous-traitants éligibles à la labellisation sont conviés à participer au programme de labellisation sur la base d’un courrier signé par le Directeur de la BSTP. Le courrier d’invitation des sous-traitants à participer au programme de labellisation est accompagné du formulaire de participation à renseigner par les postulants et le spécimen de l’ordre des travaux que le postulant fera renseigner prioritairement par ses plus importants clients – donneurs d’ordre. Suivant les modalités définies dans le courrier d’invitation à participer à la labellisation, les dossiers de participation des postulants sont reçus à la BSTP contre décharge.

Le Directeur établit un Collège des Experts composé par le personnel de la BSTP, les Experts externes et autres parties intéressées. Suivant les modalités de tenue des séances du Collège des Experts, le Directeur convoque la session et s’assure qu’il réalise les activités relatives :

• La collecte de tous les dossiers de participation reçus à la BSTP ;
• L’analyse de la conformité des dossiers de participation des postulants ;
• La détermination du score de chaque postulant, sur la base de l’analyse du dossier ;
• La session du Collège des Experts s’achève sur la résolution de réaliser une évaluation sur le site des postulants qui ont atteint le score d’étape d’analyse des dossiers.

Le Collège des Experts informe les postulants présélectionnés de l’issue de l’analyse des dossiers de participation à la labellisation. Il demande et reçoit des postulants présélectionnés, la confirmation de la date de l’évaluation sur site (y compris la disponibilité des personnes clés à rencontrer).
Le Collège des Experts définit un calendrier d’évaluation des postulants présélectionnés et les évaluateurs qui vont assurer chaque mission. Chaque évaluateur doit posséder des compétences et l’expertise dans la conduite des évaluations d’organisation de type diagnostic, benchmarking ou audit.
Au plus tard une semaine avant la date de l’évaluation planifiée, le Collège des Experts met à la disposition de l’évaluateur désigné le dossier des postulants à évaluer. L’évaluateur prépare la mission d’évaluation sur site suivant la spécificité de chaque sous-traitant présélectionné.
Le jour de la mission, l’évaluateur se rend sur le site du sous-traitant accompagné par un membre du personnel de la BSTP (s’il n’en est pas un). L’évaluateur organise et anime la réunion d’ouverture de l’évaluation pendant laquelle il présente les contours de la mission, établit le planning des entretiens et planifie la réunion de restitution à chaud.
Suivant le planning défini, l’évaluateur réalise les interviews avec les cibles définies, il collecte les éléments de preuve nécessaires pour apporter la garantie raisonnée du sous-traitant à présenter les compétences relatives à la réalisation efficace des prestations techniques et la gestion harmonieuse du partenariat donneur d’ordre – sous-traitant. A l’issue des interviews, de l’observation directe et de l’analyse des documents collectés, l’évaluateur formalise les constats (points forts et points à améliorer) du sous-traitant.
L’évaluateur organise et anime la réunion de restitution à chaud de l’évaluation sur site et présente les constats réalisés. Il rappelle aux participants les prochaines étapes du processus de labellisation. L’évaluateur dresse un rapport de la mission d’évaluation qu’il dépose au Collège des Experts, ce dernier l’analyse et décerne au sous-traitant le score de l’évaluation sur site.

Le Collège des Experts contacte le point focal de chaque donneur d’ordre auprès duquel le sous-traitant a réalisé des prestations dans les 2 dernières années (05 au maximum par sous-traitant). Il envoie un courrier de participation à l’enquête de satisfaction des prestations du sous-traitant accompagné du questionnaire.